在明確了目標市場、展會定位和未來的成本收益狀況之后，策劃人員就可以作出展覽展示項目決策了。但面對若干種看似可行的操作方案，展覽策劃者還有一系列的工作要做研究項目的可行性、選擇最優方案和制定項目運作方案，只有在完成這些工作后才算正式擬定了展覽項目。之后，策劃人員需要撰寫詳細的可行性研究報告，并將其提交給公司決策層。
可行性研究報告是展覽策劃者就某一個項目進行可行性研究的書面表達，它是展會組織者決定是否繼續進行某展覽展示項目的依據。在可行性研究報告中，策劃人員要對自身所代表的組織和舉辦地的能力及條件進行全面分析，換句話說，要綜合考慮盈利、場地要求、管理技術要求、預計參展商數量和觀眾人次、展覽會的競爭力、公共與私人財務援助的可用性、行政支持等諸多因素，其中，準確估計展覽會的成本和收益最重要。
一而言，展覽展示項目可行性研究報告包括6大部分，即項目筒介，技術性要求（如對展覽場地的特殊要求，需要配備專業人員等），財務預算（包括金投入、政府撥款、展位銷售收入、贊助和廣告收入等），展覽會的市場前景與目標市場分析，管理技術和人力源分析，結論。
《會展項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該會展的重要依據，因此，《會展項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確有理，尤其需要明確以下幾點：
（1）市場環境分析是會展立項可行性分析的第一步，它是根據會展立項策劃提出的會展舉辦方案，在已經掌握的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦會展的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該會展所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析是從計劃舉辦的會展項目的外部因素出發來分析舉辦該會展的條件是否具備，不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢做出預測，使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。
（2）會展項目生命力分析是從計劃舉辦的會展項目的本身出發，分析該會展是否有發展前途。分析會展項目的生命力，不是只分析會展舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該會展的長期生命力，即要分析如果展覽展示舉辦五屆以上是否還有發展前途的間題。
（3）會展執行方案分析是從計劃舉辦的會展項目的本身出發，分析該會展項目立項計劃準備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該會展計劃目標的實現。會展執行方案分析的對象是該會展的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強調的是，對會展基本框架進行評估，重點不是分析構成會展基本框架的某一因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析會展基本框架是否合理和可行。因為，盡管對構成會展基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的會展基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個體合理，群體沖突”現象的出現，對會展基本框架進行評估就十分重要。
（4）會展項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該會展的費用支出和收益。會展項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的會展是否經濟可行，并為即將舉辦的會展制定金使用規劃。對展覽會的成本和收益進行估算是項目可行性分析的重要內容。因為對于展覽展示公司而言，目標很明確，即涌過舉辦展覽會獲取利潤，即使目前不盈利，在連續舉辦幾屆以后也一定會獲利。從這個角度來講，成本收益估算就是展覽會的經濟可行性分析。
（5）風險預測、存在的間題、改進建議及努力的方向等項目是《會展項目立項可行性研究報告》不可或缺的重要組成部分。