展覽組織機構應具備控制展覽展示宣傳與推廣流程的能力，根據展覽宣傳與推廣的整體進度進行統籌安排。
　　一、明確工作目標
　　明確宣傳與推廣的目的是展覽組織機構進行宣傳與推廣的首要工作，只有明確主要目標，才能根據展覽的不同，選擇適當的宣傳方式和推廣途徑。針對不同的工作目標，宣傳與推廣側重點也應該有所不同，這樣才能有目的地去實施各種宣傳推廣工作，做到有的放矢。例如，展覽展示項目的宣傳推廣定位于招展或招商，那么就將選擇在專業媒體上進行宣傳推廣工作，因為專業媒體的覆蓋范圍雖受一定局限，但它具有針對性強、目標客戶忠誠度高的特點。如果展覽項目宣傳推廣目標僅是為了提高展覽所在區域的知名度，在媒體選擇時就可以考慮選擇覆蓋范圍較廣的大眾媒體，大眾媒體具有受眾面廣、層次多、宣傳與推廣的影響范圍持久等特點，有利于提高展覽品牌的知名度和影響力。
　　二、規劃投入費用
　　宣傳推廣的費用與展覽的整體效果與效益有很大的關聯，采用不同的宣傳方式，費用具有很大的差別。對于展覽組織機構而言，宣傳的費用是影響媒體選擇的一個重要因素。因此，做好預算，考慮宣傳成本，規劃投人費用，才能在不加大宣傳推廣費用的同時實現最好的宣傳效果。規劃投人宣傳費用，不僅要考慮宣傳費用的多少，而且還要考慮宣傳費用的支出總體水平與額度。在具體操作中，展覽宣傳費用預算可先按宣傳渠道的不同來分別制定，編制分級預算，然后將各種渠道的預算匯總成總預算。新辦的展覽，宣傳費用的投入將高于已辦多屆的展覽，約占展會總收人的20％—25％，而已辦多屆的展覽，展覽展示組織機構將控制用展覽總收人的10%—20%研作為宣傳資金。